Text: Veronica Aspelin-Forsell | Bild: Erik Saanila
År 2023 tog Stiftelsen för Åbo Akademi i bruk ansökningssystemet Rimbert, med syftet att underlätta ansökningsförfarandet och framför allt för att främja transparenta och jämlika ansökningsprocesser. Responsen har varit idel positiv: Rimbert är tillgängligt och tillförlitligt, sparar tid och energi.
Ansökningssystemet Rimbert är framtaget och utvecklat av Svenska kulturfonden. Idag, mer än tio år efter lanseringen, används det av ett flertal fonder, stiftelser och föreningar i Finland. Systemets popularitet fick Stiftelsen för Åbo Akademi att välja just Rimbert.
– Det är ett beprövat system som många sökande redan känner till och tycker om att använda. Vi har haft stor fördel av att ansluta oss till ett omfattande nätverk av användare i olika roller. Kulturfonden ordnar Rimbert-dagar och erbjuder stöd åt oss administratörer, berättar stiftelsens forskningskoordinator Nina Blom.
I Rimbert fick vi en tillgänglig och tillförlitlig portal som stödjer transparenta och jämlika bidragsprocesser. Allt detta förstärker stiftelsens trovärdighet.
Beslutet att lämna det tidigare ansökningssystemet E-lomake (E-blankett) var enkelt. Systemet levde inte upp till dagens krav på användarvänlighet och informationssäkerhet. Ibruktagandet av ett nytt ansökningssystem gick också hand i hand med stiftelsens mål om transparenta processer för utlysningen, uppföljningen och evalueringen av bidrag.
Stiftelsens för Åbo Akademi och Donnerska institutets forskningsdirektör Ruth Illman menar att alla inblandade förhöll sig positivt till förändringen.
– I Rimbert fick vi en tillgänglig och tillförlitlig portal som stödjer transparenta och jämlika bidragsprocesser. Allt detta förstärker stiftelsens trovärdighet, menar Illman.
Allt i ett
I Rimbert sköts det mesta kopplat till stipendie- och bidragsansökningar, både för den sökande, för dem som bedömer ansökningar och för personalen som betalar ut beviljade bidrag.
I januari 2023 utlyste Donnerska institutet för religionshistorisk och kulturhistorisk forskning sina doktorandstipendier, som då blev de första av Stiftelsens för Åbo Akademi stipendier att administreras via Rimbert. De sökande fyllde i den elektroniska ansökningsblanketten, lämnade in CV, publikationsförteckning och forskningsplan. Doktorandens handledare laddade upp sitt utlåtande direkt i portalen.
– När ansökningstiden hade löpt ut loggade representanterna i Donnerska institutets styrelse in i Rimbert och skötte bedömningen enligt på förhand fastställda kriterier som också beskrevs i detalj vid utlysningen. De sökande kände till hur processen skulle gå till och hur de skulle bedömas, berättar Illman.
– Inga ansökningar eller bilagor lämnar portalen. Bedömningen sker tryggt och rättvist, tillägger hon.
Stiftelsens för Åbo Akademi controller Mathias Hellberg kommer in i bilden när en sökande har beviljats stipendium. I Rimbert har ett omfattande manuellt arbete ersatts med några få musklick.
– Utbetalningarna har blivit betydligt enklare och snabbare att sköta. Donnerska institutets doktorandstipendier riktar sig också till doktorander vid Uppsala universitet, men även utlandsbetalningar görs smidigt via ansökningssystemet, nämner Hellberg.
Via Rimbert sköts också årliga skatte- och pensionsanmälningar.
Eldprovet Löfgrens kulturstipendier
Merparten av Stiftelsens för Åbo Akademi stipendier utlyses och administreras av Åbo Akademi. Stiftelsen sköter bidragsprocessen gällande Donnerska institutets doktorandstipendier och stipendier ur Martha och Albin Löfgrens kulturfond, som stöder kultursatsningar på svenska i Finland, med särskild tyngdpunkt på Åboland.
– Fjolårets septemberutlysning var lite av ett eldprov för oss och Rimbert. Dels handlar det om betydligt flera ansökningar än Donnerska institutets doktorandstipendier och dels om sökande som inte alla är vana vid att söka bidrag. Trots detta förlöpte hela processen jättesmidigt, konstaterar Blom.
Merparten av Stiftelsens för Åbo Akademi stipendier utlyses och administreras av Åbo Akademi. Stiftelsen sköter bidragsprocessen gällande Donnerska institutets doktorandstipendier och stipendier ur Martha och Albin Löfgrens kulturfond.
I enlighet med stiftelsens mål om transparenta och jämlika ansökningsprocesser kommer snart också de allmänna bidragsansökningarna riktade till stiftelsen att skötas via Rimbert.
Positiv respons
Efter ett första år med Rimbert har stiftelsepersonalen hunnit testa de flesta funktioner programmet erbjuder. Vissa funktioner har man valt att lämna bort medan andra nu kommer att testas för första gången.
– Utbetalningar kan göras via Rimbert, men vi sköter dem fortfarande via vårt bokföringssystem, nämner Mathias Hellberg.
Under det gångna året har vi fått uppleva många första gånger med Rimbert, men steg för steg har vi också fått bekräftat att vi valde ett riktigt användarvänligt och jämlikt program.
– Nu börjar rapporterna för de stipendier som beviljades ifjol att trilla in, vilket är ännu ett delmål på vägen. Under det gångna året har vi fått uppleva många första gånger med Rimbert, men steg för steg har vi också fått bekräftat att vi valde ett riktigt användarvänligt och jämlikt program, konstaterar Illman.
Både Blom och Hellberg nämner skämtsamt att det finns något magiskt över ansökningssystemets smidighet:
– Det är nästan omöjligt att irra bort sig längre stunder eller att göra fel. Skulle man stöta på problem finns det också hjälp att få, genom Rimberts egen Wiki, Kulturfondens sakkunniga eller någon av de många andra användarna, sammanfattar Blom.